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Oficinas al Instante

Encontrar un local o una oficina a precio razonable es siempre un impedimento que retrasa la puesta en marcha de una actividad empresarial. Tal y como se cotiza el metro cuadrado hoy en día, la compra es impensable y los alquileres, disparatados en zonas céntricas o estratégicas.

Si, además, el capital disponible para iniciar el negocio es limitado, el emprendedor tendrá que esmerarse en reducir sus gastos. No hay que olvidarse de que, junto al arrendamiento, acondicionar y amueblar la oficina suponen una inversión importante.

Esta necesidad de espacios asequibles a las posibilidades económicas de empresarios con menos recursos ha propiciado la implantación de los centros de negocios, una actividad inmobiliaria que se ha convertido en la alternativa al alquiler tradicional del local u oficina.

Carlos Mata, directore gerente de Negocenter, en una de las salas de juntas del centro (Carlos Barajas)

 

Son instalaciones que concentran un buen número de despachos listos para acoger al empresario. Además, incluyen en el precio del alquiler servicio de secretaria, salas de juntas, limpieza, mantenimiento, gastos de energía... El ahorro es considerable, comparado con una oficina independiente.

Aunque los centros de oficinas funcionan en España desde hace más de una década, la verdadera explosión de esta actividad se produjo hace dos años, como consecuencia del boom del autoempleo. Profesionales independientes, delegaciones extranjeras o empresas de no más de tres personas son sus principales clientes.

Si la atrae la idea de montar y dirigir un centro de oficinas, le proporcionamos las claves para introducirse con éxito en este sector.

Ubicación estratégica. Los centros de negocios desarrollan su actividad en ciudades con dinamismo empresarial. Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla o Bilbao son los puntos más indicados para la inversión.

Las empresas demandan oficinas céntricas, bien comunicadas y accesibles. Aunque los enclaves estratégicos en las grandes ciudades están prácticamente copados, merece la pena emplear el tiempo necesario para encontrar el espacio más oportuno y asequible a sus posibilidades. Una vivienda o los bajos de un edificio pueden servirle.

Calcule que necesitará arrendar una superficie de unos 400 m2: 10 despachos (con diferente capacidad: 1, 2 ó 3 personas), una sala de juntas, recepción y sala de espera y un área de descanso (espacio para tomar un café o un refresco). Puede iniciar la actividad con menos oficinas, pero las instalaciones complementarias deben ser las mismas y perdería rentabilidad a la inversión.

Posiblemente, el lugar elegido para poner en marcha la actividad no estará acondicionado, por lo que tendrá que acometer una reforma que le exigirá entre 10 y 13 millones de pesetas. A parte de las obras, necesitará instalar un sistema eléctrico que soporte el consumo de todos los despachos, líneas telefónicas para los enganches de teléfono, fax o Internet, aire acondicionado, etc.

Aunque dé la oportunidad a sus clientes de acondicionar la oficina con su propio mobiliario, deberá destinar una partida de unos 2,5 millones de pesetas para equipar todas las instalaciones .

En lo que se refiere a los espacios de uso interno, deberá reservarse y equipar una oficina para las gestiones del centro (ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora y escáner) y habilitar el puesto de recepción con una centralita de tres líneas para el propio centro. Esto supone un gasto adicional de 2,5 millones.

También tendrá que pensar en darse a conocer. Unos folletos de presentación del centro y alguna inserción publicitaria en prensa le acarreará, al menos, un desembolso mínimo de unas 500.000 pesetas.

Servicios al cliente. El éxito de un centro de negocio radica en los servicios que presta a sus clientes, incluidos en el precio del alquiler: domiciliación social y fiscal, teléfono vía centralita o directo, recepción de correspondencia, limpieza diaria, etc. Deberá contratar a dos telefonistas/secretarias que atiendan permanentemente el centro y preocuparse de solicitar los servicios de una empresa de limpieza que se ocupe del centro.

Otros servicios que debe poner a disposición de sus clientes, pero que se cargan como gastos adicionales, son videoconferencia, fotocopiadora, audiovisuales, traductoras, mensajería o cátering.

Tenga en cuenta que todos los meses tendrá una media de gastos fijos de unas 350.000 pesetas, independientemente del número de clientes que ocupe el centro, más la cantidad correspondiente al alquiler de las instalaciones. Por tanto, tendrá que disponer de un fondo de maniobra de unos tres millones de pesetas para cubrir gastos durante el primer año.

El centro será rentable siempre que el nivel de ocupación alcance el 70%. A modo de referencia, el precio de mercado por un despacho básico (un puesto de trabajo) oscila entre las 35.000 y las 80.000 pesetas mensuales, según los metros disponibles y sus características. Las oficinas pueden alquilarse por horas, días, semanas o meses.


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